In jedem Stockwerk deines Betriebs steckt Zeit, die KI dir zurückgeben kann.

AI ist für mich wie ein Zauberstab. Wenn wir uns mit der Magie auseinandersetzen, uns in das ganze Thema einlesen, bringt uns das Stück Holz zu unendlicher Magie. Wenn wir das aber nicht machen, ist es ein simples Stück Holz. Ich habe verschiedenste Tools schon bauen können. Es sind Leitstände, die ich gemacht habe, wo die Tools alle verwaltet werden. Wir haben Lieferschein-Tools gemacht, die automatisch Lieferscheine generieren für diverse Sachen. Ich habe Cockpits gemacht, wo man auf Knopfdruck sieht, wie geht es der Unternehmung, sind wir auf Kurs oder sind wir nicht auf Kurs? Wir haben Bestelltools gemacht, dass den Projektleitern Bestellungen einfacher fallen. Wir haben ein ganzes Projektleiter-Cockpit gemacht, wo man Termine, Kontakte und die ganzen Adressen verwaltet von unseren Baustellen, die wir gerade haben. Vor der KI habe ich in der Buchhaltung in der Regel zwei bis zweieinhalb Tage investiert. Im Geschäft bin ich jetzt auf einem Tag und Thema Planung ist es meistens ein Tag gewesen in der Woche. Zusammengerechnet bin ich jetzt etwa schon auf einem halben Tag.

Wir haben wahrscheinlich für eine Ausschreibung vorher etwa fünf, sechs Stunden gebraucht, je nach Grösse, und sind jetzt auf der tatsächlichen Arbeit, die wir noch machen müssen, bei etwa einer Stunde. Und wir haben plus minus fünf bis sechs Ausschreibungen pro Monat, die wir machen müssen. Ich bin Tobias Scheuber von der Trewag. Wir stellen Trennwände her für Büros und Produktionen, für Industrien von Glas bis Holz, Metall, alles in der Friedke, machen Planung und auch Montagetätigkeiten. Bevor wir KI hatten, wurde alles relativ händisch gemacht. Viele administrative Aufgaben, viele Einträge, alles von Hand gemacht. Wir haben ein Ausschreibungstool generieren lassen, das uns die ganzen Ausschreibungen lest. Die ganzen Dokumente, die hundertseitigen Texte, die dazukommen, alles ausliest, vergleicht mit unseren AGB, wie sich das korreliert oder wo es abweicht mit all den Normen, die gelten. Die gibt gleich das Leistungsverzeichnis heraus, was vor allem hilft, wenn wir Sachen selber weiter anfragen, erstellt es das Leistungsverzeichnis und wir können gleich so direkt unsere Lieferanten anfragen. Dank dem Ausschreibungstool, das wir gemacht haben, das über KI läuft, sind wir viel effizienter, indem wir die Sachen natürlich nicht selber durchlesen müssen.

Das Beispiel, wo und wie ich am meisten Zeit sparen kann mit meinen Tools, ist unser Auslastungsprogramm, wo wir wissen oder mitbekommen, bis Ende der Woche, was in der Folgewoche geliefert wird. Und das müssen wir terminieren in die verschiedenen Gruppen, mit welchem Team macht was. Das Ganze ist jede Woche ein repetitiver Prozess und haben wir immer von Hand machen müssen. Excel-Listen terminieren, Kalender einführen, Excel-Listen terminieren, Kalender einführen. Das Ganze ist jetzt in einer Maske, in einer Dashboard-Maske, wo ich nur noch das Excel hochlade. Es findet die Termine, es macht sie mir zuweisbar in die Gruppe und ich habe den Arbeitsprozess, den ich bis vor diesen Tools fünf bis sechs Stunden gehabt habe, auf 20 Minuten reduziert. Die KI-Manager-Ausbildung bei der swissLean würde ich absolut weiterempfehlen. Habe ich auch schon bereits an gewisse Kollegen oder Arbeitskollegen, die mich gefragt haben, woher habe ich das Wissen, die mich begleitet haben in dieser Zeit, wo ich den Kurs machen durfte, die verstanden haben oder bei mir gesehen haben, was ich jetzt fähig bin zu machen.

Ein Tool, das ich bis jetzt gebaut habe, ist für einen Kunden, für den wir regelmässig Produkte herstellen. Das sind immer wieder die gleichen. Da habe ich ein Lagertool gebaut, damit ich auf einen Blick sehe, was wir am Lager haben. Wenn eine Bestellung reinkommt, kann ich das in das Tool schiessen. Dann sieht man im Tool: „Das und das ist am Lager, diese Teile musst du bestellen.“ Und dann stellt es daraus auch gleich Produktionspläne auf plus eine Versandliste für die Oberfläche. Früher habe ich dafür ein paar Stunden aufgewendet, jetzt kann ich es mit einem Klick erledigen. Mein Aha-Moment in der KI-Ausbildung war, dass eigentlich nichts unmöglich ist. Man hat immer wieder zusammengehockt und gezeigt, was man für Tools gebaut hat. Da sind mir die Augen aufgegangen, dass fast alles, was man im Sinn hat, machbar ist. Tools, die ich noch bauen möchte: Zurzeit habe ich einfach Tools für mich, die mir den Alltag erleichtern. Aber ich werde das sicher später einmal auf die ganze Bude erweitern, damit es auch in der Produktion und auf der Montage hilft, damit die Mitarbeiter auf einen Blick sehen, was sie zu tun haben.

Ein Beispiel ist, ich habe so ein Tool gebaut, das ein Baustellenblatt erzeugt. Also sprich, auf einem A4-Blatt für den Mitarbeiter die wichtigsten Informationen aus allen Mails, Informationen, die wir hineinschreiben und so weiter herausholt. Auf Knopfdruck wird das erzeugt und das kann ich dann an den Mitarbeiter abgeben. Das ist jetzt eine Sache von einer Minute, dauert das jetzt für mich und früher hat das geschätzt eine halbe Stunde, bis ich alles durchgelesen habe, alles auf den Wort geschrieben habe, ein bisschen formatiert und so weiter. Und das ist schon eine Zeitersparnis. Und was ich jetzt fast am meisten brauche im Moment, ist wirklich auch ein E-Mail-Agent. Das ist für mich ist das immer wie ein Sekretär, der neben mir steht. Ich erkläre ihm schnell, was meistens mit Diktat oder Sprachaufnahme und erkläre ihm, was er machen soll, was er für eine E-Mail machen soll oder auch gewisse Sachen von einer E-Mail irgendwo ablegen und er macht das dann. Und das Coole ist, der Agent kennt unsere Aufträge. Also er weiss genau, was haben wir schon besprochen, was ist in diesen Objekten alles schon abgelegt, was für Informationen und so weiter und hat natürlich immer den richtigen Bezug wieder.

Vor der KI habe ich in der Buchhaltung in der Regel zwei bis zweieinhalb Tage investiert. Im Geschäft bin ich jetzt auf einem Tag unten und Thema Planung war es meistens ein Tag in der Woche zusammengerechnet, bin ich jetzt etwa auf einem halben Tag. Ich bin Josua Freuler, Geschäftsführer der Freuler AG in Benken TG. Wir sind im Bereich Fahrzeugbau, Carrosserie und Spritzwerk tätig. Alles rund ums Auto mit Speziallackierungen, Aufbauten und Reparaturen von Autos. Bevor ich mit der KI angefangen habe, war es normaler Alltag, eine Task nach der anderen, eine Mail-Beantwortung nach der anderen, auf Telefon reagieren, Offerten sofort in Angriff nehmen, mehr im Geschäft arbeiten den ganzen Tag. Das Erste, was ich mit der KI gebaut habe, sind die wiederholenden Arbeiten, die nicht gewinnbringend sind, wie zum Beispiel Quittungen einsortieren, in die richtigen Ordner hineinlegen und beschreiben, Rechnungen analysieren, die auf Auftragsbezogen sind und das hat mir sehr viel Zeit gefressen. Es sind auch Fehler immer passiert und mit der KI habe ich einen super Mittelweg gefunden, wieso etwas super vorbereitet, zusammengefasst, einfacher zusammenarbeiten ist und vor allem auch nichts mehr vergessen geht.

Ich habe verschiedenste Tools schon bauen können. Es sind Leitstände, die ich gemacht habe, wo die Tools alle verwaltet werden. Wir haben Lieferschein-Tools gemacht, die automatisch Lieferscheine generieren für diverse Sachen. Wir haben Bestelltools gemacht, dass dem Projektleiter Bestellungen einfacher fallen. Wir haben ein ganzes Projektleiter-Cockpit gemacht, wo man Termine, Kontakte und die ganzen Adressen unserer Baustellen verwaltet. Seit ich KI-Tools baue, haben wir gemerkt, dass unsere Prozesse strukturierter laufen, dass ich meine Projektleiter vor allem auch unter die Arme greifen kann, um gewisse Abläufe einfacher und effizienter zu machen. Es ist relativ schwierig, eine genaue Zeit zu definieren, wo man schneller ist, aber ich denke, es sind sicher 20% bis 30% drin. Man muss auch immer schauen, dass die Tools genau auf das abgeschnitten sind, was man auch braucht. Manchmal verliert man sich ein wenig im Toolbau, weil es halt doch relativ weit geht. Mein Aha-Moment in der Ausbildung war, zu erleben, was heute überhaupt möglich ist.

Die haben immer gerade nachgefragt: Was mache ich? Wie mache ich? Und wo mache ich das? Darum würde ich den Kurs für alle empfehlen, vom einfachen Handwerker, der für sich privat etwas gerne nutzen will, bis zum Geschäftsleiter, der Geschäftsprozesse optimieren möchte, finde ich den Kurs absolut sinnvoll, weil er eine Türe aufmacht in ein System, in eine Welt, die neben uns am Gebären ist und wächst. Jemand, der zögert, den Kurs zu machen, würde ich versuchen, mit Beispielen zu überzeugen. Was habe ich gemacht? Ich würde vielleicht nachfragen, was ist heute Morgen das erste Problem, das er geschäftlich vor sich gehabt hat und könnte ihm vielleicht eine Idee geben, wie man das mit AI angehen kann.